99银河_基于管理实践的办公自动化系统建设思考

摘取　要：本文以企业办公自动化系统建设为研究对象，通过企业办公自动化系统建设常见问题现象的分析，明确提出了具备应用于实践性、操作性的功能特征和系统建设基本构架；同时，从管理实践中视角总结了办公自动化系统建设的有关体会和建议，以期分享办公自动化系统建设有关经验与体会。关键词：办公自动化；建设；管理实践中 　　办公自动化系统（Office Automation,以下全称系统）是利用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学、管理科学等先进设备科学技术，将人们的办公活动大大物化于现代办公设备中，构成人机信息处理的一个信息管理系统。它的产生提升了企业传统办公自动化程度，提高了企业办公环境和条件，延长了企业办公时间、距离和周期，提高了企业办公协同工作能力，为企业的科学管理与决策获取了强有力的反对。　　随着经济与信息技术的较慢发展，以信息技术提高传统企业管理理念已获得广泛尊重。

作为企业管理，如何利用好信息技术，如何建设好办公自动化系统，是将好理念、好技术、好手段明确落地与管理提高的一个重要途径。因此，将企业市场需求与信息技术有效地融合，建构合乎企业管理文化与特点的办公自动化系统，既是适应环境社会较慢变化的发展必须，堪称企业核心竞争能力提高的必定拒绝。一、系统建设少见性问题现象的分析　　一个适应性较好的办公自动化系统建设必须对企业自身管理的充份解读和对信息技术的有效地做到，其不仅要符合企业自身业务办公的市场需求，同时还必须相结合近期的信息网络等技术，使之有效地融合，两者融为一体，才能接到效益。

客观上，系统建设的特殊性，导致企业办公自动化建设面对着管理科学知识与信息技术科学知识能力的双重拒绝；以及信息技术的日新月异与迅猛发展，使信息系统建设的超前性、系统性与企业现行管理的实用性、便捷性和安全性等之间呈现出对立。具体表现在：　　1．缺少建设的整体性研究，各自为政现象相当严重　　各应用于系统互相独立国家、各自为政，缺少系统化规划与资源构建，“信息孤岛”现象相当严重。

如：OA系统、ERP系统、SAP-HR系统、CIMS系统、财务管理系统、业务公开发表系统等模块建设，各自为政相当严重，互相独立国家，用户需多次重复指定，才能已完成涉及的业务工作，造成人、财、物及管理资源的浪费，甚至造成管理效率效果的减少。　　2．缺少企业适宜性融合研究，使系统与现行管理相分离　　现行信息系统建设往往不存在“辟的人不必，用的人不辟”的互相分离出来现象。

往往建设的人是外来软件开发工程师，而明确提出市场需求的人往往则是企业职能部门工作人员，而用于与评价的人是领导和员工。一般年青的软件开发工程师其本身没管理岗位的经历磨练，故不熟知什么为管理，那大自然提不出什么管理优化方案，不能依照有数模板如法炮制、暗讽拷贝。对于企业而言，由于领导不受工作精力与信息技术等因素的局限，不有可能花费更好的时间和精力去特地顾问，故在前期市场需求策划上，往往不能由较低层级管理人员来的组织实行，导致系统建设呈现出闭门造车与实际相分离的失望现象。　　3．缺少操作者的实践性研究，系统界面过分专业化　　“门难进、脸难看、事难办”是一般信息系统的众多普遍现象。

原因在于界面设计过分专业，过多从专业的角度考虑到问题，而没从用户用于、管理便利的角度思考问题，造成人们在实际操作中“无所适从、无从下手”，使管理效果受到批评。同时，在系统操作者中大量经常出现外来翻译成词汇，呈现出词不达意、生搬硬套的现象，不该有的领导常常责怪“此系统不是我所想象中的系统”，导致系统上线却无法符合实际业务流程拒绝，往往呈现出线上、线下“双轨运营”的失望。　　4．现有软件系统能力严重不足，系统建设与管理拒绝不存在差距　　现行软件系统呈现出两大基本特点，要么数据统计分析处置能力强劲，要么日常办公反对能力强劲；而能将二者有机融合，能将数据处理与办公自动化和管理决策反对于一体的管理软件，目前还不多。

因此，从全然的事务型向管理型、向分析决策型方向的改变是办公自动化系统建设的一个最重要趋势。　　5．缺少系统的持续化改良，在系统升级与构建上不存在差距　　信息技术的较慢发展，要求了企业办公自动化系统建设不有可能一蹴而就，它必须大大构建、大大扩充、不断完善。如何有效地处置好系统建设、管理、用于和确保间的相互关系，构建企业内外部资源的有效地人组以及人员相互间的有效地协同，保证系统安全稳定地运营。

二、关于管理适用性系统建设的特征及功能的了解　　作为一个限于的企业办公自动化系统，不应在其软件开发和系统建设上，不仅要充分利用现有的近期信息通信网络技术，更加要伸展企业业务管理流程、贴紧企业自身管理发展拒绝；不应有效地反映简单层面的功能特征和企业管理文化拒绝，将企业文化融会信息管理操作者流程之中，使文化融合于系统，使系统反映企业管理与发展拒绝之中，以确实提高传统管理之目的。　　1．关于管理适用性系统建设的特征　　管理适用性系统建设特征不应反映在系统的实用性、操作者的便捷性、用于的高效性、运营的安全性可靠性，及系统灵活性相容的有助于开放性。　　（1）系统的实用性　　系统不应有效地反映企业现有的办公特点，具备较强的文档处置功能，在处理过程中需要有效地显出文档改动留痕，以及WORD、EXCEL或扫瞄图片等电子形式信息映射一体化等，能快捷、高效地已完成日常办公业务。

　　（2）操作者的便捷性　　系统不应界面不应反映友好关系与简练，不应体现企业办公业务性质，便于解读、便于操作者。如操作过程中的导航系统提醒，引领用户已完成每一步操作者。　　（3）用于的高效性　　系统功能设计不应直观体现业务管理工作的内容和流程，便于用户规范管理与用于。如获取在线查找，可精彩构建网络信息分享，使企业许可人员需要了解到权限范围内的涉及信息，并在权限范围内处置涉及办公业务，构建业务流程规范化和文档管理程序化。

　　（4）运营的安全性可靠性　　系统不应用于合乎国家标准的软件安全性体系，符合企业内部信息安全与保密工作拒绝。如系统信息只有许可用户才能查询、办理；系统数据展开定期备份和异地备份；系统数据可展开灾难性完全恢复；系统创建日志文件，追踪记录用户用于情况等。

　　（5）灵活性相容的开放性　　系统建设不应充分考虑尚存充足的数据模块和优化空间，便利以后的不断完善、优化、升级、二次开发、应用于范围扩展等；系统各功能不应可整体用于，也可独立国家用于。如系统既要便利各类涉及数据的给定、引入，又要便利与其他应用于系统构建无缝连接。　　2．关于管理高效性系统建设的功能构建　　管理高效性系统建设功能不应反映在构建内外资源整合的高效的信息处理和构建。

其主要展现出在：　　（1）企业内部统一指定平台　　企业办公自动化系统门户是构建企业员工一次指定、较慢号召的工作平台。它不应包括企业所有应用于系统，并根据业务性质展开裁并，是处置各项业务工作的入口点，使员工一目了然；同时，系统自动提醒功能警告用户必须处置的事项，有效地解决问题因各系统反复指定等而引发的涉及工作的遗漏。　　（2）企业内部信息交流与个人事务处理平台　　企业内部的电子邮件系统是构建企业员工之间信息交流与个人事务处理的较慢平台。它不应包括个人处理方式事项、待处理事项、已处置事项、邮件收件箱等等，并可根据个人习惯、嗜好展开个性化处置。

　　（3）企业内部信息公布平台　　企业内部的公共信息系统是构建企业各管理层必须告诉、公告事项以及企业近期发展动态的平台。它不应包括多层次电子公告等，用户可根据权限公布信息，并通过涉及的审查程序不予公布，既保证信息来源的可靠性，又确保信息公布的及时性和有效性。　　（4）企业内部业务工作处置平台　　企业内部的公文管理系统、综合办公系统、日常审核系统是构建企业内部大量流程化工作自动化的平台。

它不应包括收文管理、发文管理、资料管理、会议纪要、工作简报、大事记、会议管理、督查筹办、业务审核、公干申请人、休假申请人、名片印制申请人、权限审核、用餐申请人等等，通过将流程化工作展开烧结，不仅规范各项工作管理程序，而且解决问题多岗位、多部门之间的协同工作问题，提升企业协同工作效率。　　（5）企业内部文档管理平台　　企业通过将业务工作流程烧结到系统流程设计，使有权限的人员需要对各类光阴过程中的电子文档展开全过程追踪和监控，构建电子文档的全过程管理。同时，电子文档通过留存、管理以及较慢查找、汇总统计资料和编辑打印机等，构建文档的分享和用于。　　（6）企业内部综合业务构建平台　　系统的灵活性扩展性，可将短信、加密“电子印章”等业务功能必要构建到系统中，与涉及业务展开有机融合，既可人组用于、又可分开用于，构建简单工作形式化。

同时，系统的强劲开放性，可使企业内部档案管理系统、合约管理（CIMS）系统、考勤管理系统等必要映射，与OA系统数据模块展开无缝连接，构建整体信息的有效地提供和处置，以及数据的萃取与引入，从而解决问题企业内部“信息孤岛”问题和提升业务工作准确率，构建企业整体工作效率的提升。　　（7）企业内部分布式（异地）办公平台　　企业通过虚拟世界专用网（VPN）远程终端技术，为员工获取远程访问，构建企业分支机构横跨地域（异地）办公、移动办公模式和全程掌控管理，有效地解决问题企业因发展而带给的管理区域和管理幅度的减少所带给的跨地域（异地）办公的不便。　　三、系统建设中的管理实践中体会　　企业办公自动化系统是一项系统工程，其效率是通过全员参予用于而显出的。在建设过程中，由于涉及面大，又是对传统管理方式的一次革命，因而不可避免地会遇上这样或那样的艰难。

因此，要顺利建设就必需留意以下几方面因素：　　1．领导的推崇和反对是系统建设的确保　　一方面，只有在领导的推崇下，才能保证人、财、物的做到；也只有在领导的反对下，才能保证全员参予、投入使用，有效地推展系统全面上线。另一方面，只有推崇领导，注目各级领导的市场需求，以领导的市场需求和关注点为系统设计重点，才能保证系统高效运营。　　2．编成切合实际的建设方案是系统建设的基础　　要编成出有一个符合实际、切实可行的建设方案应当做：要充份筹划，具体建设内容和实现目标；要的组织深入细致地市场需求调研、具体市场需求定位；要从管理标准化和信息流程规范化著手，将管理逻辑市场需求转化成为信息逻辑市场需求；要具体已完成时间和投放运行时间。

　　3．企业与软件开发商的充份交流是系统建设的前提　　企业应当要自由选择与熟知企业业务流程、具备强劲办公自动化系统软件研发能力的开发商合作；企业自身要有不懂管理、熟知业务流程、爱岗敬业的业务骨干参予到方案的设计中来，做到市场需求的定位；在研发过程中，双方要及时交流、辩论，将业务流程准确无误地改变为计算机语言，保证各功能模块合乎业务流程的拒绝；实际操作不应以“易学、易懂、灵活性、简单”为标准。　　4．周密的实行计划是系统建设的关键　　系统稳定上线和平稳运营必须有一个周密的实行计划：要展开慎重、森严的系统风险评估；要在仿真测试环境中对研发的软件展开“建模”测试；要根据业务工作流程拒绝，测试软件否不存在漏洞或缺失，并通过改良、优化，使软件更加切合工作、便利操作者；要编成应用于操作者培训资料，分层次对有所不同人员展开系统应用于操作者培训，找到问题及时解决问题；要在系统月上线前，必需已完成历史数据的迁入、个人邮件与涉及历史数据链接的有效性、用户客户端配备和用户权限配备等涉及基础性工作。　　5．系统安全平稳的运营是系统建设的必要条件　　系统由仿真测试环境转入到月上线运营后，企业不仅要保证各层次员工都需要及时上线操作者，同时还要及时与开发商展开交流，根据系统上线运营的有所不同时期，分别采行现场反对与电话反对等技术服务方式，保证系统长时间平稳地试运营后稳定转入月运营。

　　6．操作者便利是系统建设有效性的基本标准　　通过系统门户一次指定，构建多系统操作者，既解决问题了因多系统转换、指定引发的“门难进、脸难看”的现象，又解决问题了因多系统转换而引发的工作遗漏等问题，不仅节省了办公时间，还修改了操作者流程；操作过程中的导航系统提醒，使企业员工只需按照提醒页面按钮，之后能精彩地已完成工作。　　7．建立健全涉及规章制度是保证系统有效地运营的确保　　系统的建设、管理、用于和确保等各个环节是相辅相成、缺一不可的，如何使其运营好并充分发挥仅次于效用，就必需将各个环节的工作落到实处。

因此，涉及规章制度的建立健全是保证系统建设有效地运营的长效机制。　　8．持续改良是保证系统高效运营的有效地措施　　企业管理理念的不断更新和信息技术的迅猛发展，使系统建设必需坚决“长远规划、具体方法实行”的工作思路，通过大大地优化、升级、改建和构建等有效地措施，前进系统持续改良，更佳地充分发挥系统的使用价值，大大提升企业整体工作效率和工作水平。四、结束语　　企业办公自动化系统是企业以信息技术提高传统管理水平的一个最重要标志。

它突破了企业传统办公不受时间和空间的技术容许，为企业管理扁平化、决策科学化获取了强有力的信息承托。然而，办公自动化系统是一个大大发展的产物，它必须应用于企业不断完善与持续改良，才能确实超过适应环境管理拒绝之目的。

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